Zo maak je als inkoper een super forecasting voor je bedrijf

Stappenplan voor het maken van een voorraadprognose

Wil je concreet aan de slag? Volg dit stappenplan:

1. Verzamel historische data
Bekijk het verbruik van je componenten over de afgelopen 12 tot 24 maanden. Zoek naar seizoenspatronen, projectpieken of terugkerende onderhoudsmomenten.

2. Segmentatie van onderdelen
Niet elk onderdeel is even kritisch. Maak onderscheid tussen:

• Hoogkritische koopdelen (bijv. machinecomponenten die direct stilstand veroorzaken bij defect)
• Laagkritische verbruiksgoederen (bijv. boutjes, moertjes)

Gebruik bijvoorbeeld een ABC-analyse om prioriteit te bepalen.

3. Gebruik forecasting-methodes
Er zijn verschillende methodes, afhankelijk van je type data:

• Moving average (voor stabiel verbruik)
• Exponential smoothing (voor licht fluctuerende vraag)
• Demand sensing tools (voor complexe, volatiele situaties)

Tools zoals Slimstock, Netstock, ChatGPT of zelfs Excel met PowerBI kunnen je hierbij helpen.

Voorbeeld inzet AI (zoals ChatGPT): je kunt historische verkoop- en verbruiksdata invoeren en ChatGPT vragen om trends te analyseren, seizoenspatronen te herkennen en een voorspelling te maken voor de komende maanden. Door AI-modellen te trainen op jouw specifieke data, kun je nauwkeurigere voorspellingen genereren en scenario-analyses uitvoeren. Dit helpt vooral als je veel verschillende onderdelen beheert en snel inzicht wilt in afwijkingen of veranderende vraagpatronen.

4. Neem externe factoren mee
Verwacht je een grote onderhoudsstop? Of zijn er marktfactoren (zoals langere levertijden vanuit Azië)? Verwerk die informatie in je forecast.

5. Maak je forecast visueel
Een grafiek zegt vaak meer dan een Excel-bestand. Maak dashboards zodat jij en je collega’s direct inzicht hebben in trends.

6. Deel je forecast met je leveranciers
Wist je dat? Veel leveranciers kunnen efficiënter werken als jij jouw (nonbinding) forecast met ze deelt. Dat helpt hen om hun eigen voorraad en productieplanning af te stemmen.

Waarom het delen van je nonbinding forecast slim is

Een forecast is geen harde order, maar geeft wel een indicatie van wat je denkt nodig te hebben. Leveranciers kunnen hun voorraadbeleid hierop afstemmen. Hoe werkt dat?

Kort gezegd: hoe beter jouw forecast, hoe sneller jouw levering.

Een mooi voorbeeld is de voorraad bij Elesa+Ganter. Deze wordt structureel verhoogd op basis van klanten die een duidelijke forecast aanleveren. Dit betekent:

• Minder kans op misgrijpen
• Snellere leveringen
• Lagere afhankelijkheid van spoedorders

Zeker bij veelgebruikte machine-elementen (zoals klemhendels, knoppen, stelvoeten of wielen) kan een goede forecast de leverbetrouwbaarheid aanzienlijk verhogen.

Kortom, een voorraadprognose is geen luxe, maar een noodzaak in de moderne maakindustrie. Dat geldt zeker voor inkopers die werken met koopdelen of te maken hebben met grillige leverbetrouwbaarheid.

Door slim gebruik te maken van data, forecasting-methodes en vooral door samen te werken met je leveranciers, maak je van je inkoopproces een strategisch voordeel.

Dus: check je data, bouw je forecast en stuur 'm op. Als je samenwerkt met leveranciers als Elesa+Ganter, loont dat dubbel en dwars.